Ota selvää mikä on diaari eli diaario? Mihin sitä tarvitaan? Kuka sitä tarvitsee?
Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai lähteneet asiakirjat.
Se on sidottu kirja, kortisto tai atk-järjestelmä. Diaariin
merkitään asiakirjalle sen saapuessa annettava diaarinumero,
saapumispäivä, lähettäjän nimi ja lähettäjän asiakirjamerkinnät ja tiivistetysti asian sisältö. Diaariin kirjataan myös asian takia
tehdyt välitoimet eli kirjeenvaihto ja välipäätökset ja lopullinen
toimi tai päätös. Viraston omista aloitteistakin tehdään samalaiset
merkinnät. Diaarinumero merkitään kaikkiin asiaan liittyviin asiakirjoihin. Merkintä on usein julkinen ja se vahvistaa
asiakirjan saapumisen viranomaiselle.
Julkisuuslaki velvoittaa viranomaisilta tiedonhallintatapaa, ja siitä syystä diaarijärjestelmät ovat viranomaisille pakollisia.
Diaaria tarvitaan siihen, että viranomaiset saavat asiakirjojen lähtemiset ja saapumiset ylös diaarijärjestelmään oikeassa ja selkeässä järjestyksessä. Sen ansiosta saadaan vahvistus siitä, että asiakirja on saapunut viranomaiselle.
Diaaria tarvitsevat viranomaiset, sillä se on heille pakollinen. Se on tarpeellinen, koska sen avulla tiedetään, missä mikäkin asiakirja on sillä hetkellä esim. minne se on lähetetty.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti